Comment bien rédiger son cahier des charges ?

(Paris, le 09/10/2018)

Dans les collectivités et établissements publics, le parc automobile représente un poste budgétaire à optimiser. A l’heure où tous les  acteurs cherchent à dégager des marges de manœuvre, les enjeux de maîtrise des coûts de fonctionnement et de financement de la transition énergétique sont omniprésents.

Dans le secteur public (soumis à l’Ordonnance de 2015) plus encore que dans le secteur privé, la pertinence et la performance économique de l’achat découlent directement du cahier des charges puisque les possibilités d’échanges sont restreintes.

Le cahier des charges est donc la clef de la réussite car il concrétise l’expression du besoin et constitue la base sur laquelle le candidat élaborera son offre au plus près des attentes de l’émetteur.

Il faut rédiger un cahier des charges précis pour obtenir une offre adaptée, mais sans être restrictif afin de s’assurer que la concurrence la plus large possible puisse  y répondre.

Voici les trois étapes à suivre :

1. Avoir une vision claire de ses besoins

Faire un état des lieux est le premier prérequis afin d’identifier ses besoins et usages.

Pour cela, voici quelques questions incontournables : combien de véhicules constituent la flotte actuelle ? De quelles catégories ?  Quel âge moyen ? Quelles échéances de renouvellement ? Quelle répartition (par service, population) ? Quelles motorisations ? Quels usages (urbain/extra-urbain, quotidiens/irréguliers…) ? Quels modes de fonctionnement ? Quel budget actuel (investissement/fonctionnement, coûts directs : achat, entretien…  et indirects : temps de gestion, personnel dédié, gestion des sinistres…) ? Etc.

Réfléchir à sa flotte de demain

Déterminer ses objectifs : financiers (réduction des coûts directs / indirects) ? Développement durable (réduction des émissions de CO2, de la consommation carburant, amélioration de la sécurité des conducteurs) ? Communication (image de l’établissement : rajeunissement du parc, véhicules affichés « propres »…) Quel mix énergétique ? Etc.

Etablir la vision de la flotte à trois ans : quels types de véhicules ? Quelles énergies ? Quels modes d’utilisation (véhicules attribués, autopartage) ? Quels modes de fonctionnement ? Pour cela il est essentiel de se tenir informé de l’état du marché des véhicules et de se rapprocher des opérateurs économiques du secteur (constructeurs, loueurs …), en amont de toute mise en concurrence, afin de pouvoir affiner la définition de son besoin : c’est ce que l’on appelle le sourcing, désormais autorisé par l’Ordonnance de 2015.

Enfin, à l’heure de la transition énergétique, des évolutions technologiques, de la transformation digitale, des enjeux de mutualisation, il convient de se poser la question des nouvelles formes de mobilité (comme l’autopartage),  le taux d’usage des véhicules,  car elles constituent autant d’opportunités pour diminuer les coûts et profiter d’une offre enrichie.

2. Bien connaître les « outils » proposés par l’Ordonnance pour en tirer le meilleur parti.

Marché à Procédure Adaptée (MAPA), Appel d’Offres (AO) : quelle procédure de marché choisir ?

Le formalisme du marché doit être adapté à son volume et à ses enjeux. S’il est trop lourd, il aura tendance à démotiver les candidats, donc à limiter la concurrence. Rien n’interdit à un acheteur de recourir à l’AO en dessous des seuils communautaires, mais la lourdeur de la procédure au regard de l’enjeu commercial risque de décourager des candidats et donc de réduire la concurrence.

A contrario, si le formalisme choisi est trop léger, il risquera de mettre le marché en péril d’un point de vue légal.

Négocier dès que c’est autorisé.

Marché ordinaire ? Accord-cadre ? Quel format de marché retenir ?

Le marché ordinaire répond à une problématique de renouvellement d’un nombre déterminé de véhicules à un instant T,  après notification.

L’accord cadre, lui, permet de répondre à des besoins échelonnés sur plusieurs mois ou plusieurs  années, sans nécessairement avoir de  visibilité précise sur le volume exact ou le calendrier des commandes.

Il en existe deux types :

  • L’accord cadre qui ne fixe pas  toutes les stipulations contractuelles mais simplement le socle de base des engagements de chacun. Il peut permettre de sélectionner plusieurs prestataires qui seront remis en concurrence lors  de la survenance du besoin, ce qui conduira à la conclusion de marchés subséquents. Il offre la souplesse de faire profiter à l’acheteur des évolutions du marché, puisqu’il remet en concurrence à chaque besoin. Mais il est plus adapté aux flottes importantes pour ne pas « diluer » les volumes de véhicules  que les candidats peuvent espérer gagner et  faire perdre ainsi de son attractivité au marché.
     
  • L’accord cadre qui fixe précisément les obligations de chacune des  parties et qui s’exécute par l’émission de bons de commande. Il est adapté à des renouvellements échelonnés sur plusieurs années, quitte à ne pas avoir une visibilité exacte sur les volumes concernés. Mais dans ce cas, attention à la rédaction de la clause de variation des prix : il faut veiller à ce qu’elle soit cohérente avec les pratiques du marché automobile (tarification des  constructeurs, taux de financement, valeurs résiduelles…). 

​3. Rédiger un cahier des charges simple mais précis et complet 

Présenter son parc automobile, ses contraintes, ses attentes, ses objectifs est une étape trop souvent oubliée dans les cahiers des charges. Pourtant, plus le candidat a d’informations sur le parc de l’acheteur, plus il sait précisément ce qu’on attend de lui, et meilleure sera l’adéquation de son offre.

L’Ordonnance de 2015 impose de raisonner en termes de spécifications techniques ; elle n’autorise donc pas la référence à des marques ou modèles. Il en découle souvent des cahiers techniques (CCTP)  véritables compilations de données collectées dans les plaquettes des différents constructeurs.

Or un CCTP imposant de manière trop stricte et sans marge de manœuvre l’énergie, la puissance fiscale, la puissance réelle, un taux de CO2 et de consommation carburant  pourra se révéler trop restrictif pour permettre aux candidats de proposer quelque modèle que ce soit. Mieux vaut donc rester simple.

Les prestations de services (entretien, assistance, véhicule relais, remplacement des pneus…) sont un incontournable des  cahiers des charges, quel que soit le mode de gestion choisi. Pour être efficace, le cahier des charges doit présenter clairement les objectifs de l’acheteur (ex : mobilité immédiate en cas de panne…) plutôt que de s’attacher à rédiger en détail  le contenu de la prestation attendue. Il permettra ainsi à chaque candidat de choisir, dans sa palette de prestations, la mieux adaptée.

Et en cas de doute sur l’intérêt de souscrire ou non telle ou telle prestation, il suffit de la prévoir en option.

Gages de la réussite de la consultation, les critères de choix doivent répondre aux objectifs que s’est fixés l’acheteur. En matière de prix, l’analyse, pour être pertinente, doit se faire en coût global. Ce n’est pas parce que le carburant ne fait pas partie du marché d’achat ou de location des véhicules, que la collectivité n’en supportera pas le coût. Pour s’assurer de la performance économique de son achat, l’acheteur doit donc intégrer l’analyse de la consommation carburant et des dépenses qui en découleront, dans son marché de véhicules. Idem avec l’assurance ou encore la fiscalité.

Enfin, l’article 58 du Décret du 25 Mars 2016 a développé les possibilités offertes à l’acheteur s’agissant des variantes. Ce dispositif présente de nombreux avantages : il garantit d’obtenir des offres comparables à partir du cadre défini par l’acheteur  et  favorise la présentation d’alternatives représentant les offres les plus pertinentes du moment.